Uvažte – exploze organizačních nástrojů, aplikací pro psaní poznámek, komunikačních platforem a kalendářových řešení znamená, že většina vedoucích pracovníků je ve skutečnosti soběstačnější než kdykoli předtím. Není pochyb o tom, že dnešní vedoucí pracovníci potřebují méně administrativní podpory, než tomu bylo dříve.
A přesto jsou asistenti výkonných ředitelů v současnosti pravděpodobně cennější než v minulých desetiletích. Proč tomu tak je? Je to jednoduché.
Funkce výkonného asistenta se změnila z podpůrné role na roli spíše strategickou. Dnešní vedoucí pracovníci se opírají o své asistenty nejen kvůli administrativní pomoci, ale také kvůli:
- Strategickému poradenství
- Technickým znalostem
- Kritickým analýzám
Od asistentů se očekává, že se budou zabývat tak širokou a různorodou problematikou, jako je řízení projektů, plánování akcí, interní komunikace a stanovování cílů SMART, aby se vše (skutečně) stihlo.
Náročná role, jako je tato, vyžaduje dovednosti na expertní úrovni. Ať už jste se rozhodli stát se výkonným asistentem, nebo doufáte, že vám tato role poslouží jako odrazový můstek k vysněné práci, zde jsou dovednosti, které budete potřebovat, abyste ohromili své šéfy a měli co největší vliv na svůj tým.
- Znát všechna nejlépe střežená tajemství
Všimli jste si někdy, že výkonní asistenti mají vždycky odpověď na tohle, řešení na tamto a zdroj, který vám pomůže se vším, co je mezi tím? No, tady je tajemství: Nezdá se jen, že asistentky mají v rukávu spoustu triků; ony je skutečně mají.
Mnoho z nich si vede „malou černou knihu“ (neboli dokument ve Wordu nebo soubor v Excelu) zdrojů, seznam užitečných nástrojů, školicích programů, služeb, odkazů a kontaktů.
- Bezvadná organizace
Možná to není třeba zdůrazňovat, ale organizace je pro výkonné asistenty naprostou nutností. Role výkonného asistenta je rychlá a neustále se měnící, takže si nemůžete dovolit ztrácet drahocenné vteřiny neorganizovaností. Ve skutečnosti dobrý asistent rozvíjí organizační systémy a zlepšuje chaotické starší procesy.
- Nemilosrdné stanovování priorit
Asistent jako rocková hvězda pomáhá svým šéfům omezit rozptýlení a soustředit se pouze na nejnaléhavější problémy a činnosti s nejvyšším pákovým efektem. Zjednodušeně řečeno, musí svým šéfům pomáhat stanovit priority a musí být v tomto ohledu naprosto nemilosrdní.
K tomu, abyste zjistili, co si zaslouží pozornost a co je třeba vypnout, je zapotřebí zdravého úsudku. Ale není to jen na vás. Na stanovení priorit pracujete ve spolupráci se svým šéfem a rozhodně je to něco, v čem se oba časem zlepšíte.
- Klid pod tlakem
Nebudeme nic zlehčovat – vedoucí pracovníci mohou být nároční! Většina vedoucích pracovníků má práci pod vysokým tlakem a tento tlak se často přenáší na vás.
Je proto velmi důležité, abyste dokázali fungovat v situacích pod vysokým tlakem, které vás bezpochyby potkají.
- Komunikace na expertní úrovni
Ze stejných důvodů jsou komunikační dovednosti důležitou součástí rovnice výkonného asistenta. Výkonný asistent je něco jako mluvčí svého vedoucího pracovníka. V mnoha situacích se na vaše slova pohlíží, jako by patřila vašemu šéfovi, takže uhlazené e-maily a správná telefonní etiketa jsou nutností. Musíte také umět jasně a přesně sdělovat strategii a čas od času být přesvědčiví.
V souvislosti s komunikací je třeba vzít v úvahu ještě jednu věc – dobrý asistent ví, že skutečná řeč vládne všemu. Nezapomeňte, že výkonní pracovníci chtějí být schopni se od vás odrazit v nápadech nebo odhadnout vaši reakci na navrhovaná řešení. To však funguje pouze v případě, že zůstanete věrni svému skutečnému názoru.
- Psí vynalézavost
Kolikrát jste byli jako výkonní asistenti požádáni, abyste dokázali nemožné? Dobrý asistent ví, že uskutečnění nemožného patří k jeho práci. Abyste to dokázali, potřebujete nezdolnou vynalézavost a odhodlání prostě něco udělat.
- Emoční inteligence
Výkonní asistenti pracují s lidmi – a to se spoustou lidí. Interně komunikujete se zaměstnanci na všech úrovních organizace, od základních spolupracovníků přes manažery až po nejvyšší vedení. Externě platí totéž. Během jediného dne můžete jednat s vedoucími pracovníky jiných společností, investory a členy představenstva, dodavateli, kteří bojují o zakázky vaší společnosti, nebo novináři, kteří se snaží přimět vašeho šéfa, aby něco řekl do záznamu.
Lidské dovednosti jsou nutností a jejich velkou součástí je čtení emočních signálů a řeči těla lidí. To může znamenat rozdíl mezi tím, zda se vám podaří vyřešit napjatou situaci, nebo zda předhodíte svého šéfa lvům (což rozhodně neocení).
- Myšlení ve velkém měřítku
Nejlepší asistenti se stávají důvěryhodnými důvěrníky a poradci svých vedoucích pracovníků.
Nezapomeňte, že máte perspektivu, kterou má jen málokdo ve firmě. Přicházíte do styku se zaměstnanci na všech úrovních a pravděpodobně spolupracujete se spoustou oddělení.
Abyste však mohli hrát roli hlásné trouby pro svého šéfa, musíte nejprve dobře rozumět svému podnikání, abyste mohli zasadit podrobnější otázky do širšího kontextu cílů společnosti.
Pokud si nejste zcela jisti svým chápáním vnitřních procesů vaší společnosti a vašich konkurentů, existuje zábavný a snadný způsob, jak se rychle dostat do tempa. Oběd!
Domluvte si každý týden schůzku na oběd s někým z jiného oddělení s jasným cílem dozvědět se více o tom, co dělá a jak jeho tým přispívá k širšímu poslání společnosti.
Opravdu se do toho ponořte. Ptejte se na otázky typu: Jaká byla největší vítězství vašeho týmu? Největší výzvy? Kteří naši konkurenti vám nedají spát? Kdybyste měli kouzelnou hůlku, co byste ve společnosti přes noc změnili? Odvětví?
Po rozhovoru si zapište dva nebo tři největší poznatky, které jste si z rozhovoru odnesli. Uložte si je do tabulky pro snadné nahlédnutí.
Nejenže je to skvělý způsob, jak navázat kontakty v rámci firmy, ale zanedlouho si vytvoříte základní znalosti, které potřebujete k tomu, abyste mohli svému šéfovi poskytnout cenné poznatky.
- Železná diskrétnost
Ať už se jedná o zprávy o chystané akvizici, personální záležitosti, finanční zprávy nebo obchodní tajemství, vedoucí pracovníci na nejvyšší úrovni neustále pracují s citlivými informacemi. Což samozřejmě znamená, že to dělají i jejich asistenti.
Transparentnost je v podnikání ctností, ale i ty nejotevřenější organizace se potýkají s důvěrnými informacemi, se kterými je třeba zacházet delikátně.
Důvěra je pravděpodobně největším rozhodujícím faktorem, pokud jde o úspěch v roli asistenta. Jedním z nejjistějších způsobů, jak narušit důvěru mezi vámi a vaším šéfem, je neopatrné zacházení s citlivými informacemi.
Samozřejmě se stávají chyby. Přeřeknutí nebo chybný e-mail může mít stejný účinek jako veřejný tweet o chystaném propouštění ve vaší společnosti. Nejlepší je se k tomu přiznat. Informujte o tom svého šéfa a společně se snažte situaci napravit.
