Poznávací znamení špatného time managementu jsou tyto: Úkoly se dělají na poslední chvíli, jsou dokončeny pozdě nebo se na ně dokonce zapomíná. Nedochvilnost na schůzkách. Žádné odpovědi na e-maily nebo odpovědi v podivnou dobu, například ve dvě hodiny ráno. A více vysvětlování, proč nejsou věci hotové, než opatření k jejich dokončení.
Máte přímého podřízeného, který má problémy s řízením času. Pro vás jako manažera může být náročné vědět, jak tento problém řešit. Na jedné straně potřebujete, aby věci dokončovali, a vaší přirozenou tendencí může být reagovat zjevným podrážděním na nedostatečné plnění úkolů nebo dokonce uvažovat o tom, že je sepíšete. Na druhou stranu chcete členy svého týmu rozvíjet. Možná máte skutečně skvělé jedince, o kterých víte, že mají potenciál být výjimečnými přispěvateli, jen kdyby přišli na to, jak efektivně využívat svůj čas.
Pokud jste manažer, který si není jistý, jak pomoci, zde je několik praktických kroků, které můžete podniknout ke zlepšení situace.
Uvědomte si své vlastní emoce.
Pokud tuto osobu řídíte již delší dobu, pravděpodobně jste zažili širokou škálu emocí od mírného podráždění až po naprosté rozčílení. Vaše pocity se budou lišit v závislosti na tom, jak závažné byly problémy, o co se jednalo, na vaší osobnosti, vašich očekáváních a úrovni stresu.
Než začnete svému zaměstnanci poskytovat zpětnou vazbu, přiznejte si své vlastní emoce. Napište volně vše, co si myslíte nebo cítíte. Nesdělujte své nezpracované myšlenky (prostřednictvím e-mailu nebo jinak) svému kolegovi. Toto cvičení slouží k tomu, abyste si uvědomili svůj vlastní vnitřní stav.
Zpracujte to, co cítíte, sami nebo s důvěryhodnou osobou a upřímně zhodnoťte, proč jste tak rozrušení. Je to nedostatek kontroly? Strach? Rozpaky? Stres?
Tento proces vám pomůže uvolnit nahromaděné negativní emoce ještě předtím, než poskytnete zpětnou vazbu, abyste nebyli vůči svému přímému podřízenému příliš přísní a nenadělali více škody než užitku.
Zhodnoťte svůj podíl.
Váš přímý podřízený může mít dost možná špatný time management. Možná byste se ale měli zamyslet nad tím, zda také nemáte špatný time management a jakým způsobem k tomuto problému případně přispíváte.
Pokud posíláte úkoly na poslední chvíli, nedáváte jasné pokyny, odmítáte stanovit priority, nemáte žádný systém následné kontroly nebo zapomínáte poskytovat zpětnou vazbu, pak může vaše jednání hrát v dané situaci roli. Pokud také očekáváte, že vaši zaměstnanci budou neustále k dispozici prostřednictvím e-mailu, chatu nebo jiných kanálů, takže si nemohou stanovit hranice pro dokončení soustředěné práce, nesete také částečnou vinu za problémy, kterým čelí.
Tím, že tyto problémy identifikujete v předstihu před rozhovorem o zpětné vazbě, můžete jít do uznání toho, kde jste také mohli udělat něco lépe.
Přesně určete příčiny stresu.
Udělejte si čas a promyslete si, co přesně vám způsobuje problémy s nedostatečným řízením času vašeho přímého podřízeného: Nemáte k dispozici to, co potřebujete pro důležité aktualizační schůzky nebo prezentace? Zažíváte stres z toho, že po vás chtějí, abyste věci zkontrolovali na poslední chvíli? Stojí vás jejich jednání čas nebo peníze? Cítíte úzkost, když není dobrá komunikace o stavu věcí? Jakmile to zjistíte, pomůže vám to zaměřit se na diskuse o zpětné vazbě.
Sdělte, co potřebujete.
Jakmile budete přesně vědět, co vás trápí, v klidu sdělte, co přesně potřebujete, kdy to potřebujete a proč to potřebujete. Můžete se také zeptat, co od vás potřebují, abyste jim pomohli být úspěšní.
Ačkoli můžete mít pokušení vylít na přímého podřízeného všechnu svou frustraci z toho, jaký vám způsobil stres a jaké měl problémy, tvrdý přístup se obvykle vymstí. Budou tak zahlceni vaším hněvem a uzavřou se do sebe nebo se začnou bránit a kamenovat. Zhluboka se nadechněte a snažte se uvědomit si, že to pravděpodobně myslí dobře, ale prostě v této oblasti bojují.
Pomozte hned na začátku.
V některých situacích může pouhé poskytnutí zpětné vazby o tom, co potřebujete nebo chcete, situaci zlepšit. V jiných však budete muset udělat více, abyste pomohli věci posunout kupředu.
Abyste své přímé podřízené nastartovali, zvažte, zda s nimi podniknete tyto kroky:
- Spolupracujte s nimi na stanovení priorit práce
- Brainstormujte směr, kterým se vydat
- Proberte menší části
- Stanovte průběžné milníky
- Proveďte s nimi část práce na schůzce
- Spojte je s kolegy
- Vyžadujte denně aktuální informace o tom, co plánovali udělat a čeho dosáhli
- Strukturování situace tak, aby mohli získat a udržet si dynamiku, může mít velký význam.
Oceňte pokrok.
Když si začnete všímat pohybu správným směrem, oceňte každý krok vpřed. Můžete mít obavy, že příliš rychlé poskytování pozitivní zpětné vazby, když ještě neudělali všechno, způsobí, že poleví. Opak je však obvykle pravdou. Pozitivní zpětná vazba pomáhá budovat jejich sebedůvěru, pozitivitu a motivaci a může je pohánět k lepším a lepším výsledkům.
Vaši přímí podřízení pravděpodobně vědí, že mají opravdu špatný time management, a mohou se kvůli tomu cítit hůře než vy. Klást jim to za vinu je kontraproduktivní; zvýšené negativní emoce ohledně jejich práce obvykle způsobují více zpoždění, nikoli méně. Nezapomeňte, že jste ve stejném týmu. Místo toho, abyste je strhávali, je na každém kroku podporujte.
Získejte podporu zvenčí.
Někdy jste situaci příliš blízko. Ať se snažíte sebevíc, nemůžete poskytnout objektivní a klidnou zpětnou vazbu. Nebo k vám váš přímý podřízený nemusí být schopen být upřímný ohledně toho, co se skutečně děje, například že každý den promarní hodiny procházením telefonu nebo situací doma, která ho může rozptylovat.
V těchto situacích může být užitečné spojit svého zaměstnance s externími zdroji, jako je školení time managementu, interní kouč nebo externí kouč, který mu pomůže tyto dovednosti rozvíjet. Někdo, kdo má zkušenosti s pomocí lidem při překonávání těchto problémů a kdo je od situace emočně vzdálenější, může být často účinnější než někdo, kdo je situací frustrovaný.
Jako manažer nemůžete nikoho nutit, aby zlepšil svůj time management. Vaše komunikace a jednání však mohou mít velký vliv na schopnost vašich přímých podřízených překonat své potíže a zvýšit jejich produktivitu.
